SYSTEM INWENTARYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH W URZĘDACH Z TECHNOLOGIĄ RFID — JAK DZIAŁA W PRAKTYCE?
System RFID ma zastosowanie w wielu branżach, poczynając od finansów, przez transport, nawet do szkół, placówek medycznych, czy instytucji państwowych. Właśnie o jednej z tych ostatnich dzisiaj chcielibyśmy napisać. Instytucje pożytku publicznego i urzędy kojarzą nam się ze skamieniałymi instytucjami, które niewiele zmieniły się od czasów, w których powstały. Czy rzeczywiście tak jest? System RFID może mieć szerokie zastosowanie w urzędach administracji publicznej i zaczyna być narzędziem ich codziennej pracy. Dziś mamy przykład tego, jak technologia RFID odmieniła system inwentaryzacji środków trwałych w jednym z urzędów państwowych. RFID — jak działa, w czym pomaga w urzędach i jak zastosowano je w praktyce? Przekonaj się na poniższym przykładzie!
Z CZYM SIĘ MIERZYMY: Ogromne braki i nadwyżki w dokumentach i sprzętach po inwentaryzacji
Zgłosiła się do nas jakiś czas temu instytucja użytku publicznego. Po przeprowadzeniu cyklicznej inwentaryzacji zauważyła ogromne braki i nadwyżki w swoim spisie środków trwałych. Jest to instytucja na tyle poważna, że braki wykazano nie tylko w sprzętach pokroju krzeseł biurowych. Braki odnotowano w znacznie poważniejszej materii, jaką są dokumenty w archiwum. Straty w postaci braków dokumentów odnotowano w ilości 1200 sztuk, natomiast znaleziono nadprogramowo 800 sztuk innych towarów i dokumentacji. Utracenie danych, które do tej pory były przechowywane w jednym miejscu, zmusiło urząd do zmiany systemu inwentaryzacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY: Systemu, który pomoże w inwentaryzacji środków trwałych firmy
Powyższy problem wyniknął z tego, że wszelkie inwentaryzacje środków trwałych robiono w sposób ręczny. Mimo upływu lat i powiększaniu zasobów biur i archiwów nie wprowadzono automatyzacji w proces tak zwanego spisu z natury. Zgłoszono się do firmy SIETOM z prośbą o pomoc w kwestii sprawnego systemu do procesu inwentaryzacji środków trwałych. Postawiliśmy na technologię RFID i narzędzie SIETOM INVENTORY, które mogłyby pomóc przy archiwizacji konkretnych teczek, jak i sprzętów.JAK TO ROZWIĄZALIŚMY: Czytniki i tagi do identyfikacji w systemie RFID
Technologia RFID polega na wykorzystaniu fal radiowych do identyfikacji środków trwałych. Wykonuje to poprzez specjalne znaczniki z zawartością danych do identyfikacji (tagi RFID) umieszczone na środkach trwałych — mebli, sprzętu biurowego, a nawet samochodów służbowych. Tagi RFID składają się z mikroprocesora oraz anteny, które umożliwiają komunikację z czytnikiem RFID. Czytnik wysyła fale radiowe, a tag je odbiera i przekazuje informacje zapisane w jego pamięci do systemu. Aplikacja SIETOM INVENTORY dodatkowo „spaja” zestawy danych zebrane przez czytniki z tagów RFID.
Zaproponowaliśmy rozwiązanie w postaci dostarczenia narzędzi klientowi. Znaczniki, czyli tagi RFID umieszczone zostały na wszystkich środkach trwałych, w tym na dokumentacji i sprzętach. Dołączyliśmy do nich oczywiście czytniki RFID do identyfikacji i odczytu danych z tagów.
Narzędzia w technologii RFID przyspieszają pracę urzędów, nawet jeśli tego nie widzimy.
Czy wiedzieliście, że czytniki z systemem RFID są zdolne do odczytu danych z tagów RFID nawet do kilku metrów? Dzięki temu, jak duży zasięg mają czytniki RFID, pracownicy urzędu nie musieli już podczas inwentaryzacji środków trwałych wyciągać każdej teczki osobno i skanować jej bezpośrednio dotykając kodów. Od tej pory osoba wykonująca spis z natury mogła wejść i celem identyfikacji wszystkich środków trwałych na danej półce skierować czytnik RFID w jej kierunku i powoli przesunąć wzdłuż półki. Technologia RFID sama wykonuje odczyt danych ze wszystkich rzeczy na półce, które mają przyklejone znaczniki, czyli tagi RFID.
Poza przyspieszeniem samej inwentaryzacji środków trwałych technologia RFID ograniczyła niezgodności w raportach po realizacji spisu z natury. Dzięki zmianie z ręcznego systemu na automatyczną technologię RFID cały proces był dokumentowany przez system. Wykluczyło to błędy ludzkie powstałe w wyniku przemęczenia.
Inwentaryzacja środków trwałych może być efektywniejsza i skuteczniejsza. Wykorzystując technologię RFID, możemy zaoszczędzić czas, jaki potrzebujemy na przeprowadzenie spisu z natury, jak i możemy ograniczyć pomyłki podczas ręcznego liczenia. Dodatkowym atutem jest też definitywnie oszczędność papieru przy drukowaniu list kontrolnych.