Bramki RFID i tagi - inwentaryzacja dokumentów w urzędach i placówkach publicznych
W dzisiejszych czasach, kiedy praca urzędów i placówek publicznych opiera się na zarządzaniu ogromną ilością dokumentów, kontrola nad ich lokalizacją i inwentaryzacją jest niezwykle istotna. Niestety, brak odpowiedniego systemu może prowadzić do chaosu i utraty cennych informacji. Przekonał się o tym jeden z naszych klientów — placówka użytku publicznego.
Z CZYM SIĘ MIERZYMY:
Brak kontroli nad miejscem dokumentacji
Placówki publiczne, takie jak urzędy administracyjne, instytucje edukacyjne czy służby zdrowia, często borykają się z problemem braku efektywnej kontroli nad swoją dokumentacją i stanem magazynowym. Jest to pokłosie poprzedniego ustroju państwowego, którego niechęć do cyfryzacji rzuciła cień na wiele lat w Polsce. Wielkie ilości papierów, akta, formularze i dokumenty cyfrowe wymagają precyzyjnego zarządzania, by zapewnić sprawne funkcjonowanie placówki oraz zachowanie poufności i bezpieczeństwa danych.
Głównym wyzwaniem naszego klienta była sprawna kontrola nad lokalizacją akt, powiązanie ich z odpowiednim miejscem użytkowania, przypisanie do osób odpowiedzialnych oraz oznakowanie ich indywidualnymi identyfikatorami na rzecz przyszłej lokalizacji i przeprowadzenia inwentaryzacji.
CZEGO POTRZEBUJEMY:
Systemu, który pomoże zarówno w identyfikacji w pracy codziennej, jak i w cyklicznej inwentaryzacji dokumentów
Aby skutecznie rozwiązać ten problem, niezbędny był system, który wspomoże zarówno procesy i tempo identyfikacji dokumentów w codziennej pracy, jak i cyklicznych procesach inwentaryzacyjnych. Taki system powinien cechować się łatwością obsługi, efektywnością i niezawodnością, aby spełnić wymagania różnorodnych placówek publicznych o różnych charakterystykach i skalach działania. Dodatkowo powinien być skalowalny, umożliwiając rozbudowę w miarę potrzeb oraz integrację z istniejącymi systemami informatycznymi.
JAK TO ROZWIĄZALIŚMY:
Tagi RFID, bramka i oprogramowanie, czyli kompleksowy system technologii RFID i ułatwiona inwentaryzacja dokumentów
Odpowiadając na potrzeby naszego klienta, firma Sietom zaoferowała kompleksowe oprogramowanie o nazwie Sietom Inventory, działające na bazie technologii RFID. Głównym celem tego rozwiązania jest umożliwienie szybkiego i precyzyjnego zarządzania dokumentami poprzez identyfikację i lokalizację. Wybór systemu RFID był podyktowany jego estetyką i skutecznością, wykorzystując specjalne tagi RFID, czyli znaczniki, umieszczone na dokumentach, teczkach lub identyfikatorach pracowników. Kluczowe miejsca placówki wyposażone są w bramki RFID, które automatycznie odczytują informacje z etykiet (tagi RFID) i rejestrują przepływ dokumentów. Dostępne oprogramowanie umożliwia monitorowanie, zarządzanie i raportowanie danych, co zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją.
Decyzja o wyborze tego rozwiązania została podjęta ze względu na jego kompleksowość, skuteczność i łatwość obsługi. Z myślą o estetyce i praktyczności, zdecydowano się na zastosowanie specjalnych etykiet RFID o parametrach odczytu z dalszego zasięgu, co umożliwiło ich umieszczenie w miejscach niewidocznych dla pracowników, gwarantując jednocześnie dyskretną identyfikację dokumentów.
Po dokonaniu wyboru systemu wraz z aplikacją, kolektorami i bramkami RFID, przystąpiono do procesu wdrożenia. Zespół techniczny Sietom skonfigurował aplikację Sietom Inventory, dostosowując ją do potrzeb placówki. Następnie przeszkolono pracowników urzędu z obsługi systemu. Po pomyślnym przeprowadzeniu szkoleń, rozwiązanie RFID zostało oficjalnie uruchomione, a tagi RFID zostały umieszczone na wszystkich materiałach wymagających identyfikacji i przeprowadzania okresowych inwentaryzacji.
Korzyści po wdrożeniu Sietom Inventory ( RFID tagi, czytniki i aplikacja)
Wdrożenie systemu Sietom Inventory przyniosło liczne korzyści dla urzędów i placówek publicznych. Oto najważniejsze z nich:
- Rejestr akt stosując tagi RFID oraz ich lokalizacja, która jest szybsza nawet o 95%
Stosując tagi RFID, rejestrowanie i lokalizowanie akt staje się znacznie bardziej efektywne. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji dokumentów oszczędzamy czas o wiele bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. - Błyskawiczne przeprowadzenie inwentaryzacji
Czas skanowania pojedynczego pomieszczenia celem lokalizacji poszukiwanych akt może wynosić nawet poniżej 10 minut. Proces ten może być wykonywany równolegle z codziennymi obowiązkami pracowników, nie wpływając negatywnie na efektywność pracy. - Scentralizowana baza wiedzy o numerach akt
Stosując czytniki i tagi RFID, możemy gromadzić i przechowywać dane dotyczące numerów akt w jednym scentralizowanym miejscu. Dzięki temu pracownicy urzędu mają łatwy dostęp do informacji o dokumentach i mogą sprawnie je zlokalizować. - Mobilna lokalizacja i inwentaryzacja akt w technologii radiowej
System identyfikacji danych przez technologię RFID umożliwia mobilną lokalizację i inwentaryzację akt. Pracownicy urzędu mogą korzystać z przenośnych czytników danych, co pozwala na skanowanie znaczników na dokumentach w różnych miejscach i w różnym czasie.
Wprowadzenie systemu stosującego tagi RFID, bramki, kolektory i aplikację do urzędów i placówki użytku publicznego miało ogromne znaczenie dla poprawy zarządzania dokumentacją i przeprowadzania inwentaryzacji. Dzięki systemowi znaczników (tagi RFID) i czytników możliwe jest skuteczne identyfikowanie, lokalizowanie i inwentaryzacja dokumentów. Przez wprowadzenie aplikacji Sietom Inventory i technologii RFID może wreszcie uniknąć chaosu i utraty cennych informacji.
